El contexto es la situación, el marco de referencia y los factores del entorno que, combinados, moldean la forma en la que adquiere significado nuestras experiencias. Situar el contexto requiere pensar en tres elementos: Propósito, participantes y recursos disponibles. Los tres son esenciales para crear “coherencia sin control” en la experiencia conversacional que supone un World Café.

Clarificar el propósito requiere en primer lugar comprender la situación actual sobre la que vamos a intervenir creando el evento ¿Cuál es la situación real o la necesidad que hace relevante esta conversación? ¿Por qué es importante? Se trata de situar los aspectos más relevantes de carácter social, organizacional, económico, político o relacional. También es necesario explorar tus propias ideas previamente asumidas que determinan tu comprensión de la situación, y sobre tus modelos mentales acerca de cómo se crea conocimiento colectivamente. Ello te ayudará a determinar si el World Café es la mejor aproximación, así como a enmarcar la invitación a los participantes. El cuadro siguiente recoge tipos de situaciones en los que es o no es adecuado elegir esta forma de trabajo.

Formular el propósito con claridad es fijar “el norte” de la iniciativa. A veces es tan sencillo como responder a la pregunta ¿Por qué reunimos a estas personas? ¿Qué necesidades va a satisfacer este espacio conversacional? El propósito puede reflejarse con una palabra que dé nombre al world café, en forma por ejemplo de “Café de Estrategia”, “Café de Nuevos Productos” u otros.

Aunque la naturaleza del world café evita obtener resultados predeterminados, considerar posibles resultados o criterios de éxito puede ayudar a diseñar la conversación de café. Tales resultados pueden incluir identificar alternativas estratégicas, tipos de productos a desarrollar u opciones de comercialización de productos o servicios. No obstante, hay que recordar que el world dafé incluye conversaciones generalmente no enfocadas a un tema concreto, al menos inicialmente. En ocasiones el mayor resultado puede ser encontrar las preguntas clave sobre  la cuestión, explorar opciones conjuntamente ante un tema nuevo, y en todo caso los resultados intangibles relacionados con construir relaciones y crear comunidad o compartir conocimiento.

Determinar los participantes adecuados implica reunir personas con la máxima diversidad de pensamiento y experiencia para acceder a la inteligencia colectiva. Si bien a veces el tema y propósito determinan los participantes, en otras conviene preguntarnos ¿A quién más podemos invitar para lograr el propósito? ¿Qué perspectivas adicionales pueden contribuir de forma valiosa a enriquecer la conversación con nuevas ideas? ¿Quién más podría beneficiarse de participar en esta conversación?

Pensar en los Parámetros y recursos quiere decir en primer lugar aclarar el enfoque de aprendizaje entre los organizadores y responsables, dado lo diferente del enfoque world café respecto a las reuniones tradicionales, que frecuentemente se desencadenan en torno a expertos y presentaciones de power point. En ellas, el efecto es inhibir las contribuciones de quienes participan, ciñéndolas a las ideas expuestas. El world café busca habilitar a las personas para que desplieguen su inteligencia conjuntamente ante problemas complejos y retos difíciles. Hay veces que un world café puede insertarse en eventos de carácter más tradicional, pero es importante comprender hasta dónde podemos llegar en el diseño de los parámetros, así como ubicar y explicar el papel del world café en tales contextos de reuniones o conferencias más tradicionales. Entre los parámetros y recursos conviene tener en cuenta además los aspectos siguientes:

• Actividades previas. Aún en los world cafés más sencillos es necesario preparar el enfoque, elegir las preguntas, invitar a los participantes cuidadosamente (de forma que sepan al tipo de evento al que van a acudir y lo que se espera de ellos, usando el canal adecuado, o varios canales como correo electrónico, teléfono, carta o personalmente). De esta forma contribuimos a situar un contexto común y a clarificar las expectativas de los participantes sobre el tipo de proceso y propósito del evento.
• Considerar el seguimiento posterior. Que aunque pueda decidirse en el propio world café, una planificación previa ayuda a su efectividad, en particular a la forma de documentar el world café o a las actividades posteriores cuando se trata de un proceso más amplio.
• Encontrar el lugar y los recursos adecuados, desde el edificio y salas cuando forma parte de un evento más amplio, hasta el tiempo de preparación del equipo de diseño, presupuesto, muebles y otros elementos. Esto es tan importante que dedicaremos un apartado especial al diseño del espacio conversacional acogedor.

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