Organizar un World Café (Parte 4). Segundo Paso, Crear un Espacio Acogedor
Conversión de nave industrial en espacio World Café, Team Academy Euskadi 2008
Sé por propia experiencia la importancia que tiene diseñar el espacio físico adecuado para que un World Café tenga éxito. Por eso voy a dedicar esta entrada a recordar por qué es tan importante y a hacer algunas sugerencias para crear un espacio acogedor que sea apropiado para un World Café.
La experiencia de participar en un gran World café cambió mis creencias sobre lo que era posible o imposible al trabajar con grandes grupos (más de 100 personas). Fue durante el SoL Global Forum celebrado en Viena en septiembre de 2005. Más de 400 personas en un gran salón lleno de mesas de café acogedoras tras dos días de interesante trabajo en común. Lo viví con intensidad emocional, y fueron muchas las ideas nuevas que me llevé conmigo para trabajar en los meses siguientes. Sólo al final me di cuenta de lo importante que había sido el entorno físico creado, las pequeñas mesas decoradas que invitaban a una conversación en profundidad, la música de guitarra en vivo después de cada ronda, … todo ello determinó la posibilidad de entablar conversaciones significativas. A ello se sumó después el conocer a gente tan diferente, ahora de China, luego de Israel, más tarde de Omán,…
Para reforzar el efecto acogida, los participantes del World Café de Team Academy Euskadi fueron "vestidos" con una bata de laborarorio
Antes de participar en un World café no había dado gran importancia a la idea de “acoger” reuniones y conversaciones, a la disposición del lugar en la que se desarrollan. Sin embargo, al leer fuentes y antecedentes de esta forma de trabajo, descubro la amplia y rica tradición en la que se basa. El sociólogo Ray Oldenburg por ejemplo, destaca en su libro “The Great Good Place” (1989) la importancia de los espacios de encuentro informales en el desarrollo de ideas innovadoras, en la práctica democrática o en la vida de las comunidades a lo largo de la historia. Su idea del “tercer espacio”, hace referencia a un lugar diferente al espacio familiar privado y al espacio competitivo del ámbito laboral. Ese tercer espacio, que incluye por ejemplo los cafés, proporciona un terreno neutral en el que son admitidas personas con perspectivas muy diversas de forma inclusiva. Proporciona hospitalidad en espacio de libertad y de “estar a gusto”. Pero en definitiva, la principal característica que distingue a estos espacios es la calidad de la conversación que ocurre en ellos. Con el World Café, queremos traer todo ese conocimiento de forma consciente al ámbito profesional.
La bata, personalizada con el nombre de cada uno y pintada, dió un toque diferente al encuentro y la conversación
Resulta paradójico que, mientras en nuestros hogares creamos atmósferas de acogida y calidez, al observar los lugares de trabajo encontramos espacios fríos, estériles. Tanto las oficinas como los hoteles y centros de congresos no están pensados para crear conversaciones de calidad, diálogos estratégicos. Las salas de reuniones están llenas de mesas, que son más bien muros defensivos que crean distancias entre las personas. Todo esto es algo a lo que los líderes van a tener que prestar mucha más atención en el futuro si quieren crear espacios para compartir conocimiento y lograr mejores resultados fruto del trabajo colaborativo.
Necesitamos transformar los espacios de reunión tradicionales. Múltiples autores sostienen que es más fácil obtener mejores resultados cambiando el entorno de las reuniones que intentando persuadir a los participantes para que cambien ciertos comportamientos. La experiencia de algunas empresas que se han especializado en diseñar los espacios de reunión y encuentro avala lo anterior.
Existen multitud de enfoques creativos para diseñar entornos de aprendizaje tipo Café. Hay anfitriones que incorporan fotografías recogidas de los participantes, de sus entornos familiares, de amigos o de sus países de origen para incorporar el toque personal al evento. Otros añaden elementos artísticos procedentes de los diferentes entornos culturales de los participantes. Y algo que siempre funciona es incorporar elementos de la naturaleza al espacio de encuentro. La cuestión es incorporar elementos que permitan crear conexiones personales, eso hace un espacio acogedor. Al preguntar a participantes en World cafés que han sido un éxito, se refieren a una “atmósfera creada” como consecuencia de un conjunto de elementos, incluso el entorno de naturaleza en el que ocurrieron en algunos casos, y que siempre funcionó. Ello nos recuerda que el Café es un proceso natural para nosotros, que refleja los principios más profundos de auto-organización presentes en la naturaleza.
Al final, la nave industrial transformada, la acogida personalizada, las batas y el ambiente creado dieron sus resultados
La integración de mapas mentales u otros elementos visuales en el World café incorpora los procesos del hemisferio derecho del cerebro a la conversación. En ocasiones, una persona que ha permanecido en silencio a lo largo de una ronda, esboza un dibujo, una representación en el centro de la mesa que representa de forma magistral la conversación mantenida, que cristaliza los patrones emergentes, los nuevos conceptos, los descubrimientos colectivos durante el diálogo. El decorado de las mesas (mantel, hojas para dibujar,…) se convierte así en un espacio colectivo en el que las ideas emergen desde el centro. Seguridad, aventura, juego, intimidad e inclusión; todo contribuye a crear un espacio que está vivo, invita y abre a nuevas formas de vernos y conectarnos.
En la larga y rica tradición de la arquitectura, a veces se describe una “cualidad que no tiene nombre” para referirse a un espacio físico, que hace presente un patrón embebido que afirma lo que hay de vital en la especie humana. Tales espacios dotados de esa cualidad, nos hacen sentirnos cómodos, libres, percibir la totalidad, sentirnos vivos. Crean en nosotros una calidad de vida especial. Al diseñar el espacio para un World Café, tratamos de crear esa “cualidad que no tiene nombre” en ese lugar.
Piensa en alguna conversación que ha sido realmente especial para ti. ¿Qué recuerdas del espacio físico, de la atmósfera creada, que crees contribuyó a ello? Si piensas en una reunión o evento que vas a organizar próximamente ¿Qué detalles puedes modificar para hacer el espacio más acogedor, confortable y adecuado para facilitar la conversación?
Crear un espacio adecuado es uno de los principios básicos para organizar un World Café
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Javier Ruiz
Vivo en Getxo y trabajo en Tecnalia. Me gusta leer, nadar y pasear por la naturaleza. Me interesa investigar y explorar nuevos caminos para desarrollar nuestra capacidad de liderar la innovación de forma individual y colectiva. Para mí ser líder empieza por escucharte a ti mismo y a los demás. Doctor en Ciencias Químicas, en mis veinticinco años de actividad profesional he trabajado en la universidad, la industria y en los centros tecnológicos, donde he dirigido grupos de I+D+i sobre organización industrial, gestión y sistemas de innovación. Formado como coach por Team Academy Finlandia.
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quiero cear mi propio cafe world por q es muy chevere
Yo he participado en un par de ocasiones en algunos word cafe´s (menos de las que me hubiera gustado) y puedo decir que es una experiencia única cuando hablamos de crear nuevo conocimiento en un entorno donde si se optase por hacerlo de otra manera, por lo menos yo seguro que no participaría tan intuitivamente.
A finales de este año pasado, cómo regalo de olentzero me han dado la oportunidad de dar una formación a más de 100 mujeres emprendedoras para motivarles a visualizar y hacer realidad sus sueños empresariales. Tengo un pequeño boceto en la cabeza de lo que voy a hacer y por supuesto que me voy a plantear muy seriamente hacer un word cafe con todas ellas.
La cita es para el 11 de febrero durante dos horas y media de duración en un hotel, espero poder encontrarme “casualmente” con mis coach´s y poder hablar de este asunto. Porque lo mejor de todo es que estoy negociando otra “formación” con 20-40 mujeres emprendedoras diferentes para hacer algo parecido, ejjejeje.
Bueno lo dicho un auténtico hallazgo el TAE, sus experiencias y su manera de crearlas!!
Muy de acuerdo con la necesidad de transformar los espacios de reunión tradicionales. Recuerdo muy bien ese World Café en el que celebramos el primer aniversario de Team Academy Euskadi. Fue un evento memorable y a eso contribuyó muchísimo la atmósfera que se creó en esa nave industrial, con toda la gente vestida con bata. ¡Era como si estuvieramos asistiendo a un nuevo descubrimiento científico! Y por otro lado también era un juego y eso hizo que la gente entrará más fácilmente en la dínamica y de una forma más creativa.