Activar Grupos de Trabajo para activar la Comunicación y Participación en Organizaciones por Proyecto

Google+LinkedInCompartir

Crear un espacio acogedor para iniciar el diálogo

La empresa máquina y la empresa viva, como dos modelos mentales muy diferentes y que no obstante coexisten es objeto de muchas reflexiones. Me interesa indagar en las implicaciones prácticas de esa cohabitación no exenta de tensión, como la vida misma. A continuación voy a referirme a una caso relacionado con la dinamización de la comunicación interna como escenario básico de participación.

Hoy hemos tenido la primera sesión de un grupo de trabajo para dinamizar “La comunicación interna como escenario básico de participación” en una organización de tamaño grande que opera en régimen de proyectos. Me toca facilitar el trabajo de ese grupo, y me invadían sentimientos ambivalentes cuando acudía a la reunión. De un lado se trata de activar la participación auténtica, en la que creo firmemente y para la que trato de emplear mi energía más positiva, por que observo que hay posibilidad de “crear sentido” en el trabajo de los participantes, e incluso de más personas que se beneficiarían de las acciones derivadas del grupo. De otro lado, la sensación de que “la historia puede repetirse” en uno más de los intentos del sistema organizativo máquina para perpetuarse, reproducirse bajo el maquillaje “participativo”, en una actuación que demandaría cada vez más energía hasta dilurise y verse fagocitada “por otra nueva actuación” desplegada desde los “sistemas organizativos” y planes de acción generados en alguna mesa de directivos. Había planteado un orden del día del tipo:

  • “Check-in”. ¿Qué me gustaría que fuera este grupo?
  • Participación y comunicación interna en el área ¿qué es importante para nosotros?
  • Cristalización: Nuestro “Mapa de la Comunicación Interna”
  • Acciones con sentido en comunicación interna aquí, ahora: ¿Qué queremos proponer y construir con el resto de las personas del área en las próximas 6 semanas?
  • “Check-out”. ¿Cómo me voy?

Orden del día que, como es natural y para eso se hace, se ha visto trastocado sobre la marcha. Hemos usado el espacio Alvar Aalto de Team Academy Euskadi, que una vez más ha sido inspirador.

Tras el Check-in, aclaraciones y dudas iniciales, ha seguido un tiempo de diálogo confuso, en el que varias personasmanifiestan la necesidad de fijar objetivos del grupo, lograr cierta claridad de propósito. ¿Nuestros objetivos o los de la dirección? Hablamos de que existe malestar en personas, que ven sus equipos anteriores destruidos, ineficiencias como consecuencia de ello. ¿Qué podemos hacer?

Alguien sugiere centrarnos en la comunicación, en cauces para evitar la desmotivación, en tratar de dotarnos de “herramientas” quenos puedan ayudar en la comunicación en el área que incluye a más de 80 personas. Se esbozan algunas ideas de acciones concretas… (Por cierto, que mi viejo amigo Vile de Monkey Business también le daba vueltas al tema mientras íbamos camino de una fiesta aniversario de Team Academy en Jyvaskyla, y ha escrito algunas ideas originales respecto de activar la comunicación interna en organizaciones).  A partir de aquí, hacemos unaronda individual para elaborar una lista de objetivos del grupo a partir de los propuestos por cada participante, que comentamos y completamos al final de dicha ronda. Se incluye a continuación lista de objetivos generada:

"Oxigenar" la sesión a través de trabajo en subgrupos

  • Asegurar que fluye información básica (organización, ubicación de las personas en ella, marcha del área, nuevos proyectos y ofertas,…)
  • Buscar formas para que cada uno sepa lo que hacen los demás, en concreto a través de los proyectos en los que trabaja en un momento dado.
  • Contribuir a mejorar la calidad de las reuniones de coordinación y gestión de los grupos organizativos en los diferentes niveles.
  • Poner mecanismos para que todas las personas tengan feed-back de su actividad.
  • Crear formas (mecanismos, espacios, diálogo) para tener un mensaje común “que cale” en el área, una visión compartida sobre “a qué nos dedicamos”, que podamos comunicar fácilmente hacia afuera.
  • Contribuir a poner en valor[1] a las personas para crear equipos de mayor rendimiento en lo que hagan. Reducir niveles de frustración compartiendo las fuentes de la misma. Buscar formas de reducir ineficiencias a través de la complementariedad. Pedir y ofrecer ayuda con más facilidad.
  • Facilitar y articular una comunicación directa ágil de todas las personas con los directores del área.  Servir de nexo y vehículo para dinamizar dicha comunicación.

A continuación, y tras pausa café, nos desdoblamos en dos subgrupos para construir nuestro “mapa de comunicación interna” que contemple una relación de acciones posibles a poner en marcha previo contraste con todas las personas del área.

Terminamos con un Check-out o despedida, que ha incluido elaborar una lista de acciones o próximos pasos a los que cada uno se ha comprometido.

Tras compartir una comida ligera con varios participantes, me he quedado solo, pensando, sintiendo, escribiendo. ¿Qué he aprendido tras la sesión? ¿Qué claves hay que tener en cuenta para construir la participación genuina en este contexto concreto? ¿Qué claves son comunes a otras situaciones, con otros temas, en otras organizaciones? Algunas ideas se abren camino atropelladamente…

Pero quiero que sedimenten para compartirlas en otra entrada.

 


[1] Comenzando por saber en qué es buena cada persona, sus talentos.

VN:F [1.9.17_1161]
Rating: 5.0/5 (2 votes cast)
Activar Grupos de Trabajo para activar la Comunicación y Participación en Organizaciones por Proyecto, 5.0 out of 5 based on 2 ratings

Entradas relacionadas

No related posts.

Javier Ruiz

Vivo en Getxo y trabajo en Tecnalia. Me gusta leer, nadar y pasear por la naturaleza. Me interesa investigar y explorar nuevos caminos para desarrollar nuestra capacidad de liderar la innovación de forma individual y colectiva. Para mí ser líder empieza por escucharte a ti mismo y a los demás. Doctor en Ciencias Químicas, en mis veinticinco años de actividad profesional he trabajado en la universidad, la industria y en los centros tecnológicos, donde he dirigido grupos de I+D+i sobre organización industrial, gestión y sistemas de innovación. Formado como coach por Team Academy Finlandia.

 

No related posts.



Deja un comentario

La moderación de comentarios está activada, no hay necesidad de volver a presentar cualquier comentario publicado.