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El martes pasado estuve impartiendo un taller sobre herramientas de productividad 2.0 y el sistema GTD, en la iniciativa formativa #Pilulak que promueve TECNALIA. El tema de la productividad personal es uno de los más demandados por cualquier trabajador de la sociedad de la información, ya que el riesgo de sufrir de infoxicación y lo insuficiente de las metodologías a la hora de gestionar el tiempo (que han quedado obsoletas, por la redefinición de las categorías de espacio y tiempo, a través de las nuevas tecnologías), convierten la jornada laboral de muchos profesionales en un tira y afloja constante, con graves consecuencias físicas y psicológicas.

Desde el punto de vista conceptual, la gestión del tiempo es contradictoria, ya que al fín y al cabo consiste en la gestión de un intangible. Pero es que además, la categorización tradicional que haciamos de él ha cambiado. Hemos pasado de una estructura del trabajo en sincronía (la cadena de montaje es el ejemplo más ilustrativa) a una asíncrona (el trabajo por proyectos, provoca que no todos los trabajadores tengan que estar en el mismo espacio y en el mismo intervalo temporal).

Debido a este cambio en la estructura del trabajo, debemos adoptar nuevas formas de trabajar. Más acordes con estas nuevas categorías de espacio y tiempo y sobre todo, más acordes con los valores que ostentan las nuevas tecnologías que se han colado en nuestros puestos de trabajo con pasmosa facilidad.

En este sentido, una de las tecnologías que empieza a pedir un relevo a gritos (mientras que en otras partes del globo terráqueo, todavía no ha llegado), es el correo electrónico. En la mayoría de las charlas que he impartido o en las que he asistido, esta tecnología es la protagonista y no precisamente por sus bondades. Por eso hay líderes que ya están proponiendo relegar una herramienta que empieza a carecer de utilidad en el seno de muchas organizaciones.

Una de las cosas que más chocan a la gente que se inicia en GTD, es que debemos limitar el acceso a nuestro correo electrónico (3 o 4 veces al día) y crear filtros, reglas e intentar mantener la bandeja de entrada a 0. La explicación de esto proviene de que el correo es una fuente de distracciones e interrupciones que nos impide focalizarnos en una tarea concreta, mientras estamos trabajando con él. Por eso una persona puede estar todo el día respondiendo correos y no realizar tareas productivas (ya que normalmente un profesional de la sociedad de la información no es donde más valor aporta). El título del post hace referencia a esta situación.

Y es que el correo electrónico es una muy buena herramienta de comunicación, siempre que no se utilice para justificar otras acciones. Por ejemplo, un error muy común es basar todo tipo de comunicaciones con los compañeros, a través de este medio. Esto genera un volúmen de correos muy superior al que se tendría normalmente (si se utiliza adecuadamente el teléfono, las reuniones presenciales, otros sistemas de comunicación interna, etc.) y conlleva un estrés y ansiedad innecesarios, derivados de la acumulación de correos en la bandeja de entrada.

Es la vieja cuestión de convertir la herramienta (o la propia gestión entendida en un sentido más amplio) en un fín en si mismo. Algo que retrata perfectamente una de las lecturas que recomendé en el taller; “El japonés que estrelló el tren para ganar tiempo”

¿Qué pensáis vosotros? Creéis que necesitamos nuevas formas de trabajar o no?

Espero vuestros comentarios.